Jabari SystemsBegär offert

Lösningar

Vad kan vi hjälpa er att förbättra?

Se hur sex vanliga arbetsflöden kan gå från manuell hantering till ett sammanhängande digitalt flöde. Välj det problem ni känner igen och börja där.

Begär offert Se våra tjänster

Översikt

Sex flöden, tre lägen i verksamheten

Det som kommer in utifrån blir arbete inne i verksamheten och ska sedan kunna följas av kunden och av er. Därför börjar vi där orsaken sitter, även när problemet syns senare i flödet.

  1. In mot företaget

    Där ärendet uppstår

    En förfrågan eller bokning som landar strukturerad från början skapar mindre administration längre in. Det är ofta här det lönar sig mest att börja.

  2. Inne i verksamheten

    Där arbetet utförs

    När arbetet påbörjas behöver alla se samma aktuella läge, och det som gjorts ska finnas dokumenterat utan extra sammanställning.

  3. Ut mot kund och ledning

    Där resultatet ska synas

    Kunder och ledning ska kunna se rätt information utan att någon först sammanställer den för hand.

Offert- och orderflöde

Samla kundförfrågningar, skapa underlag och automatisera uppföljningen från första kontakt till accepterad offert.

I dag

Förfrågningar kommer in via mejl, telefon och formulär. Någon skriver av dem i ett kalkylblad, gör underlaget i ett dokument och håller uppföljningen i huvudet.

Det vi bygger

  • En gemensam ingång för förfrågningar, oavsett hur de kom in
  • Offertunderlag som fylls från uppgifter som redan finns i systemen
  • Påminnelse när en offert blir liggande utan svar
  • Status som följer med hela vägen fram till order

Efteråt

Ingen förfrågan blir liggande obemärkt, och underlaget skapas från uppgifter som bara registrerats en gång.

Det som brukar avgöraVar gränsen går mellan vad kunden fyller i och vad ni ska bedöma. Frågar ni för lite blir underlaget värdelöst, för mycket och ingen orkar skicka in.

Börja medSamla alla förfrågningar i ett läge först, oavsett hur de kom in. Uppföljningen automatiseras när ni ser hur de faktiskt ser ut.

Tjänsteområden:Automation och integrationerWebb och digitala kundflöden

Bokningssystem

Låt kunder och personal boka tider som direkt hamnar rätt i kalender, bemanning och bekräftelser.

I dag

Tider bokas per telefon och mejl mot en kalender som inte alla ser. Dubbelbokningar upptäcks när någon redan står på fel plats.

Det vi bygger

  • Bokningsvy som visar verklig tillgänglighet
  • Regler för resurser, tider och framförhållning
  • Bekräftelser och påminnelser utan handpåläggning
  • Koppling till kalender och bemanningsplanering

Efteråt

Bokningen hamnar rätt direkt, och en ändring syns för alla som berörs av den.

Det som brukar avgöraReglerna, inte tekniken. Vem får boka vad, hur nära inpå, och vad som gäller när ett uppdrag kräver två resurser samtidigt.

Börja medEn bokningsvy för en enda resurstyp, kopplad till kalendern. Fler resurser läggs till när reglerna är prövade i drift.

Tjänsteområden:Webb och digitala kundflödenSkräddarsydd systemutveckling

Arbetsordersystem

Planera uppdrag, tilldela personal och samla status, dokumentation och arbetad tid på ett ställe.

I dag

Uppdragen planeras i en delad kalender, ändringar sprids per telefon, och tiden rapporteras på papper eller i efterhand när någon hinner.

Det vi bygger

  • Planering med tilldelning av personal, fordon och material
  • Mobil vy för den som är ute på uppdrag
  • Bilder, noteringar och signaturer direkt på ordern
  • Faktureringsunderlag ur samma uppgifter

Efteråt

Alla arbetar mot samma bild av dagen, och underlaget finns när uppdraget är klart i stället för veckan efter.

Det som brukar avgöraAtt den mobila vyn går att använda i verkligheten – i en bil, med handskar, med dålig täckning. Fungerar den inte där rapporteras tiden i efterhand ändå.

Börja medPlanering och tilldelning först. Tidrapporteringen läggs till när alla redan arbetar i samma vy.

Tjänsteområden:Skräddarsydd systemutvecklingAutomation och integrationer

Dokumentautomation

Skapa avtal, underlag och rapporter från uppgifter som redan finns, i stället för att fylla i dem igen.

I dag

Avtal och rapporter skapas genom att kopiera förra gångens dokument och byta ut det som skiljer. Ibland följer något med som inte skulle ha gjort det.

Det vi bygger

  • Mallar som fylls från systemets egna uppgifter
  • Versioner och godkännanden på ett ställe
  • Automatisk arkivering på rätt kund eller projekt
  • E-signering där det behövs

Efteråt

Dokumenten blir likadana varje gång, och ingen behöver leta efter vilken version som gäller.

Det som brukar avgöraVilka uppgifter som är sanning och var de bor. Ett dokument kan bara skapas automatiskt om källan är entydig – annars flyttar ni bara felet.

Börja medEtt dokument, oftast det ni skapar flest av, med mall och automatisk arkivering. Resten följer samma mönster.

Tjänsteområden:Automation och integrationerSkräddarsydd systemutveckling

Kundportaler

Ge kunderna en egen ingång för ärenden, dokument och status i stället för mejltrådar fram och tillbaka.

I dag

Kunder mejlar och frågar om status, dokument och historik. Samma svar skickas om och om igen, av olika personer och i olika ordalag.

Det vi bygger

  • Inloggat läge med kundens egna ärenden och dokument
  • Status som speglar det interna systemet i realtid
  • Möjlighet för kunden att komplettera uppgifter själv
  • Avisering när något faktiskt har hänt

Efteråt

Kunden ser svaret själv, och supporten får handla om det som verkligen behöver en människa.

Det som brukar avgöraHur mycket kunden ska se. För lite och de ringer ändå, för mycket och ni får förklara interna statusar som aldrig var skrivna för någon utanför huset.

Börja medEtt inloggat läge med status och dokument för pågående ärenden. Självbetjäning byggs på efter hand.

Tjänsteområden:Skräddarsydd systemutvecklingWebb och digitala kundflöden

Dashboards och rapportering

Samla nyckeltal från flera system på ett ställe, så beslut kan tas på aktuella siffror.

I dag

Siffrorna finns, men i olika system. Sammanställningen görs för hand och hinner bli inaktuell innan den är färdig.

Det vi bygger

  • Nyckeltal hämtade direkt från källsystemen
  • Vyer per roll – ledning, projekt och ekonomi ser olika saker
  • Återkommande rapporter som skickas automatiskt
  • Historik som går att jämföra över tid

Efteråt

Besluten tas på aktuella siffror i stället för på en sammanställning från förra månaden.

Det som brukar avgöraAtt alla menar samma sak med samma tal. Definitionerna är nästan alltid ett större arbete än att hämta siffrorna.

Börja medEtt fåtal tal som redan efterfrågas, hämtade automatiskt. Fler vyer när de första faktiskt används.

Tjänsteområden:Automation och integrationerSkräddarsydd systemutveckling

Ingen lösning som passar?

Flödena ovanför är de vanligaste – inte alla

  • En process som bara ni har, och som inget färdigt system känner igen.
  • Ett branschsystem som måste prata med något ni redan använder.
  • Ett steg som i dag kräver att en viss person är på plats.

Avgränsning

Listan ovanför ser lång ut, men den beskriver inte ett projekt. De flesta uppdrag börjar i ett enda flöde – det som gör mest ont just nu – och växer först när den delen är i drift och har fått visa vad den gör med vardagen.

Vilket flöde som är rätt att börja i går sällan att avgöra från en kravlista. Det brukar synas direkt när vi går igenom hur ett ärende rör sig genom verksamheten i dag.

Så går ett uppdrag till

Har ni ett arbetsflöde som borde fungera bättre?

Berätta hur ni arbetar i dag, så undersöker vi om processen kan förenklas, automatiseras eller samlas i en bättre digital lösning.

Begär offert Beskriv ert behov